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外事类档案工作规范

发布者:李阳 [发表时间]:2019-12-03 [来源]:5848vip威尼斯电子游戏 [浏览次数]:

第一条 为了提高学校外事类档案(以下简称外事档案)工作质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用,并为考核外事档案工作提供依据,特制定本规范。

第二条 外事档案工作的基本原则

1.学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像、电子载体材料,均属外事档案。

2.外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

3.外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4.外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、归档。

5.努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。

第三条 外事档案归档范围的确定

1.确定的原则

1)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2)归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3)归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

2.归档的主要内容和重点

1)归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

2)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

3.不归档的材料

1)上级关于外事工作普发(非专指高校)、不办的文件;

2)未定稿的各种文件;

3)未生效的合同、协议书;

4)无考查利用价值的一般性、临时性函件;

5)重份文件、校内各单位发来的文件;

6)校外单位交换来得文件材料。

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

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